Wdrożenie standardów polityki informacyjnej IR w spółce i grupie kapitałowej – cz. 1

Wdrożenie standardów IR-owej polityki informacyjnej potrafi rozwiązań wiele problemów i niepotrzebnych czynników ryzyka, które pojawiają się podczas pracy w relacjach inwestorskich. Zapraszamy do przeczytania pierwszej części tekstu na ten temat!

W codziennych obowiązkach IR-owca praca na bazach danych jest częstą praktyką. W przypadku gdy dbamy o sprawozdawczość giełdową grupie kapitałowej, kierując działaniami IR ze spółki – matki, ilość obowiązków rośnie wielokrotnie. Każda ze spółek może zostać stroną umowy z jakimś podmiotem, wziąć kredyt, podpisać umowę ramową, złożyć duże zamówienie, zawrzeć kontrakt walutowy czy dokonać wielu innych zdarzeń obligatoryjnych sprawozdawczo.

My tymczasem musimy zadbać o to, by ww. informacje w sposób sprawny i regularny spływały do naszego działu. Jeżeli tego typu zestawienie przygotowuje dla nas, np. dział controllingu, umów, a my dostajemy gotowy wynik, na bazie którego tworzymy aktualny komunikat giełdowy, to połowę kłopotów mamy z głowy.

Sprawozdawczość w realiach grupy kapitałowej

Co jednak w innym przypadku, gdy te obowiązki wchodzą w zakres działu IR? Przykładowo – koordynujemy politykę IR w grupie kapitałowej liczącej 9 spółek giełdowych, w tym spółkę matkę. Ilość informacji, które potencjalnie mogą być zaliczone do obligatoryjnej sprawozdawczości giełdowej jest ogromna. Jedyne, co może nam ułatwić życie, to wdrożenie w życie i przestrzeganie standardów polityki informacyjnej IR danej grupy kapitałowej.

Niektórzy mogą stwierdzić – po co tracić niepotrzebnie czas? Przecież wszystko można załatwić polubownie, poprzez prośby, maile, ew. telefoniczne przypominanie o przesyłaniu rejestrów i zestawień. Otóż stoimy na stanowisku, iż nie zawsze i niekoniecznie. Coś, co może sprawdzić się w niewielkiej spółce, niekoniecznie przyniesie pozytywny skutek w rozbudowanej grupie kapitałowej. Ludzie są tylko ludźmi. Zapominają, popełniają błędy. Między członkami zespołów zdarzają się niesnaski, konflikty i animozje. Brak jasno określonych i sprecyzowanych obowiązków często prowadzi do klasycznej „spychologii”, gdy nikt do końca nie chce wziąć odpowiedzialności za swoją pracę. Gdy w efekcie spółka nie dopełni ważnego obowiązku sprawozdawczego i w grę wkroczy regulator – KNF lub GPW, konsekwencje może ponieść „ostatnie ogniwo” – czyli zespół relacji inwestorskich. Warto więc zawczasu zadbać, zanim mogą zaistnieć przytoczone powyżej nieprzyjemne sytuacje. To zwykłe minimalizowanie ryzyka. Temu właśnie służy postulowane wdrożenie standardów polityki informacyjnej.

Zadbaj o błogosławieństwo „góry”

Od czego zacząć? Stworzenie takiego dokumentu to dopiero początek drogi. Najważniejsze, by ten proces ten od samego początku miał pełną akceptację zarządu spółki. Dokument, podpisany przez prezesa bądź członków zarządu, ukoronowany bezpośrednim podpisem decydentów staje się oficjalnym zarządzeniem, do którego przestrzegania zobligowani są wszyscy wyznaczeni pracownicy grupy kapitałowej. To daje zupełnie inna jakość i „moc” przekazu, niż zwykły mail z prośbą i przypomnieniem, kierowany przez managera IR do konkretnych osób w spółkach zależnych. Jeżeli teoretycznie prośbę pracowników IR inne osoby mogą zlekceważyć, to mając przed sobą oficjalne polecenie służbowe i potencjalne konsekwencje, które mogą być wyciągnięte za jego złamanie – ich reakcja może być (i z reguły jest!) zupełnie inna. To pozwala specjalistom IR na łatwiejsze organizowanie ich codziennej pracy. Standardy polityki informacyjnej, przedstawione na oficjalnym spotkaniu zarządu spółki matki i działu IR z zarządami spółek – córek dadzą lepsze efekty, niż zwykłe telefony, maile i stałe przypominanie o przekazywaniu ważnych informacji do centrali. Warto również, by skan tego dokumentu i krótka informacja dot. spotkania trafił bezpośrednio do osób odpowiedzialnych w spółkach zależnych.

Dokument powinien być jasny i klarowny. Powinien punkt po punkcie wyjaśniać, do czego zobligowani są pracownicy spółek zależnych wobec spółki matki i jakiego typu informacje powinny trafiać do działu IR w formie raportów tygodniowych bądź miesięcznych. Dodatkowo należy uczulić pracowników na aktualną wysokość 10% kapitałów własnych. Dlaczego? Potencjalnie może bowiem zdarzyć się sytuacja, iż spółka zależna zawarła dużą umowę z innym podmiotem na tak znaczącą kwotę, iż ww. przekroczenie zaistniało za jednym razem.  Jeżeli do tego dojdzie, powyższa informacja w ciągu 24 h powinna trafić do działu IR spółki matki. To bardzo ważne. O tym, co jeszcze powinno znaleźć się w takim dokumencie i jak powinna wyglądać jego przykładowa wersja zajmiemy się w drugiej części tego tekstu.

Grzegorz Surma

Print This Post Print This Post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

2 + 2 =