Konferencja „Odpowiedzialność Rad Nadzorczych w zakresie obowiązków informacyjnych Emitenta” – nasza relacja

19 września br. w siedzibie GPW w W-wie Stowarzyszenie Emitentów Giełdowych zorganizowało konferencję pt. „Odpowiedzialność Rad Nadzorczych w zakresie obowiązków informacyjnych Emitenta”. Zapraszamy do zapoznania się z naszą relacją z tego wydarzenia!

Całe wydarzenie zostało podzielone na kilka paneli: pierwszy starał się odpowiedzieć na pytanie ,czy możliwe jest pogodzenie wymogów inwestorów i nadzorcy?

Za co jest odpowiedzialny Zarząd, a za co Rada Nadzorcza bądź poszczególni członkowie Rady w zakresie obowiązków informacyjnych?

Ilona Pieczyńska – Czerny (dyrektor Departamentu Spółek Publicznych, KNF) – rozstrzygające są oczywiście przepisy. To z przepisów wynikają obowiązki rady i zarządu. Sytuacja nie jest tak jasna, bo w pewnym okresie funkcjonowania spółki zarząd udaje się do rady, a rada dokonuje określonych decyzji, akceptacji itd. Warto podkreślić, że to jednak zarząd określa politykę informacyjną spółki, to zarząd ustanawia pewne standardy przy raportowaniu. Ważne, by Rady pamiętały, że ponoszą odpowiedzialność nie tylko za sprawozdawczość finansową.  Rada Nadzorcza powinna zatem bazować nie tylko na źródłach informacji które dostarcza zarząd. Cała procedura postępowania nie powinna więc polegać na tym, że Rada jedynie odpytuje zarząd co do pewnych kwestii. Identyfikacja przez Radę tego, co Rada generuje w kontekście informacji poufnej jest oczywista. Takie zdarzenie powinno być niezwłocznie przekazane przez Radę dalej (zgodnie z polityką informacyjną Rady) – to Rada powinna wymóc na Zarządzie (odpowiedzialnym za politykę informacyjną spółki) niezwłoczne przekazanie tej informacji na rynek.

Jeżeli informacja poufna powstaje na poziomie Rady Nadzorczej to odpowiedzialnością Rady jest, by została ona opublikowana – Piotr Biernacki, wiceprezes SEG

Zdaniem prelegentki, Rada nie może zasłaniać się tym, że Zarząd nie był chętny do udostępnienia takiej informacji. Jeżeli Rada stwierdziła, iż powstała informacja poufna, to Zarząd powinien przekazać ja na rynek. Jeżeli Zarząd tego nie wykona, to Rada powinna podjąć pewne działania, np. zawiadomić giełdowego regulatora. Troską Rady powinno być dostarczenie ww. informacji inwestorom.

Jeżeli wśród zaraportowanych informacji pojawiły się błędy i niedociągnięcia, np. jakaś informacja została zidentyfikowana za późno, albo niezidentyfikowana jako poufna, a ex-post okazało się, że jednak trzeba było opublikować stosowny raport, to jaką odpowiedzialność nad całokształtem polityki informacyjnej ma Rada Nadzorcza?

Ilona Pieczyńska – Czerny: Rada Nadzorcza nie zawsze będzie miała informację o takich zdarzeniach, z Zarząd nie zawsze zidentyfikuje je jako informacje poufne. Dużo zależy od funkcjonowania Rady. To Rada decyduje, w jakim cyklu i jakie informacje dostaje. Czy dostaje je miesięcznie, np. o najważniejszych pozycjach bilansowych. Jeśli do Rady trafiają informacje w ujęciu cyklicznym (w wariancie, że Rada nie jest informowana na bieżąco), może to być zdecydowanie za rzadko. By Rada Nadzorcza realizowała swe zadania ustawowe, musi regularnie dostawać informacje od spółki. Jak zorganizowany zostanie cały proces i kto (oraz w jaki sposób) te informacje będzie przekazywał Radzie, to zupełnie inna kwestia. Informacje przekazywane przez Zarząd też mogą być obarczone pewnym ryzykiem. Jeżeli Rada dokonuje weryfikacji funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, chociażby w zakresie sprawozdawczości finansowej, audytu – to Rada powinna mieć sprzymierzeńca w spółce, kogoś, od kogo otrzymuje informacje. Właściwą osobą będzie audytor wewnętrzny. Osoba na tyle niezależna, by móc raportować bezpośrednio Radzie podstawowe kwestie, których Rada oczekuje, bez oddawania ich do kontroli i weryfikacji przez Zarząd.

Piotr Biernacki (wiceprezes SEG, prowadzący panel): Rada Nadzorcza powinna szczególnie zwrócić uwagę na te obszary ryzyka, które wiążą się z pewnymi szacunkami dokonywanymi przez Zarząd. Szacunki tego typu mają najwięcej wspólnego z powstaniem informacji finansowej, zwłaszcza w cyklach raportowania okresowego.

Kolejny z prelegentów – Michał Masłowski (wiceprezes Stowarzyszenia Inwestorów Indywidualnych) ocenił kwestię świadomości odpowiedzialności Rady Nadzorczej w percepcji inwestorów.

Zdaniem Ilony Pieczyńskiej – Czerny, warto pamiętać o zakresie prezentowanych informacji w raportach. Spółki często raportują o podpisanych kontraktach, o zakupie, przejęciu podmiotu, ale często nie informują inwestorów, co właściwie kupują. Same, zanim podejmą decyzję, uczestniczą często w rozbudowanym procesie due diligence, posiadają szereg informacji finansowych na temat podmiotu pozostającego w gestii zainteresowania, natomiast inwestorom przekazują informację typu: kupiliśmy spółkę X za cenę Y (wysoką), jednakże odbiorcy komunikatów właściwie nie wiedzą, jakie aktywo nabył emitent. Reasumując – spółka powinna zaraportować podstawowe informacje finansowe oraz opisać, jak proces transakcji wpłynie na spółkę. Powinno się pokazać synergię, dlaczego taka transakcja ma generować przepływy dla podmiotu?

Czy opublikowanie przez spółkę polityki informacyjnej jest przydatne dla inwestorów?

Michał Masłowski (SII) – oczywiście, gdyż stworzenie Indywidualnych Standardów Raportowania (ISR) było słuszną inicjatywą. Pokazało, że niektóre spółki realnie przejęły się MAR-em i płynącymi z niego nowymi obowiązkami informacyjnymi. Warto podkreślić ważny komunikat ze strony KNF, iż ISR-y ISR-ami, jednakże gdy przyjdzie do oceny poszczególnych sposobów raportowania, to ISR-y de facto nie będą miały znaczenia. Najważniejsze są przepisy MAR-u. Niektórzy z Emitentów sporządzali swe ISR-y zbyt ogólnie.

Tutaj słowo mojego komentarza. Wypowiedź Michała nawiązuje do akcji z pierwszej połowy lipca 2016 r., gdy KNF do pewnej grupy spółek, które zdecydowały się na publikację swoich ISR-ów w formie raportu bieżącego skierował zapytanie w formie oficjalnego pisma, dlaczego tak uczyniły i dlaczego tego typu dokument został zaraportowany zgodnie za art. 7 MAR, tj. jako informacja poufna. Szczerze powiem, że nie rozumiem podejścia regulatora w tej kwestii. Stworzenie polityki informacyjnej, Indywidualnych Standardów Raportowania to rzecz niezmiernie ważna dla prawidłowego wypełniania obowiązków informacyjnych, szczególnie dla spółek, nieposiadających ogromnie rozbudowanych działów prawnych i relacji inwestorskich. Bez posiadania tego typu wewnętrznych dokumentów prawidłowe wypełnianie obowiązków informacyjnych i agregowanie szeregu informacji z całej spółki, albo (co gorsza!) z grupy kapitałowej jest trudne, czasem może być niemożliwe. O błąd lub niedopatrzenie wówczas nietrudno. Czy istniał lepszy sposób, by pokazać swoistą dobrą praktykę komunikacji z rynkiem (po podjęciu decyzji o oficjalnej publikacji takiego dokumentu), niż opublikowanie tego dokumentu w formie raportu bieżącego, by zapewnić inwestorom równy dostęp do informacji i wyjść im naprzeciw? Pytanie retoryczne. Moim zdaniem nie istniał. Regulator oczywiście ma ostatnie słowo i należy stosować się do jego zasad i interpretacji MAR-owskiego prawa. Nie zmienia to faktu, że mimo upływu 2 lat od tego wydarzenia jest to dla mnie niezrozumiałe. Cóż. „Roma locuta, causa finita”. (GS)

Ilona Pieczyńska – Czerny – dobre chęci to za mało w raportowaniu. Posiadanie ISR nie zwalnia z przestrzegania obowiązującego prawa. ISR może przecież być błędny, nie ujmować, wyczerpywać wszystkich zdarzeń. Tego typu dokument to dobra wskazówka w spółce. Każdy emitent powinien go mieć, gdyż ISR ujmuje część zdarzeń, mogących występować częściej niż raz. To jednak nie wystarczy. ISR to wskazówka dla zarządu, ale nie można się go absolutnie trzymać. Istotne zdarzenia to również zdarzenia jednorazowe, np. efekty kontroli skarbowych.

Kolejny panel skupił się na roli Rady Nadzorczej w procesie tworzenia polityki informacyjnej spółki giełdowej.

Michał Bogacz (senior manager, radca prawny, kancelaria Olesiński i Wspólnicy) w zwięzły sposób podsumował, czym jest polityka informacyjna: to dokumentacja wewnętrzna posiadana przez spółkę, która opisuje to, co spółka raportuje i zamierza raportować, dlaczego przyjęła takie a nie inne zdarzenia do klasyfikacji jako informację poufną. Prelegent przedstawił również najważniejsze zasady tworzenia ISR i rolę nadzoru Rady w tej kwestii.

W kolejnym panelu prowadzący skupili się na kwestii zakresu nadzoru Rady nad realizacją polityki informacyjnej

Do jakich informacji poufnych w spółce Rada Nadzorcza może mieć dostęp?

Dorota Szlachetko – Reiter (partner zarządzający, rada prawny, BDO Legal Łatała i Wspólnicy) – teoretycznie, zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wszystkimi dziedzinami działalności spółki. Dodajmy do tego MAR, nakładający na Radę odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków informacyjnych. W praktyce Rada może prosić Zarząd o wszelkiego rodzaju informacje i wyjaśnienia i powinna takie materiały dostawać. Pamiętajmy, że gdy do Rady trafi informacja poufna, która nie była wcześniej opublikowana, jej członkowie powinni zostać umieszczeni na liście osób posiadających dostęp do informacji poufnej (Zarząd emitenta powinien oczywiście poinformować, że taka informacja ma status informacji poufnej). Jeżeli Zarząd jednak tego nie czyni, a członkowie Rady nie pozbyli się swoich wątpliwości w tej kwestii, to powinni dopytywać Zarząd do skutku. W praktyce Rada Nadzorcza nie powinna ograniczać się jedynie do tego, co Zarząd jej przekazuje, aale powinna sama, wnikliwie sprawdzać i nadzorować te kwestie. Pamiętajmy,  że niektóre informacje poufne powstają w wyniku działań Rady Nadzorczej. Przykładowo – jeżeli w statucie spółki jest fragment o tym, iż by dopełnić pewnej transakcji wymagana jest zgoda Rady Nadzorczej to taka uchwała Rady (z momentem jej podjęcia) skutkuje potencjalną informacją poufną (Rada bowiem wyraziła zgodę na zawarcie transakcji). Członkowie Rady powinni zatem wnikliwie sprawdzać, kiedy dana informacja powstała i przekazywać ją do publikacji.

Kolejna sesja poświęcona była kwestii niezbędnych procedur na poziomie Rady Nadzorczej

Mecenas Leszek Koziorowski (radca prawny, wspólnik, kancelaria GESSEL) – Rada wybierając Zarząd powinna również kierować się tym, czy te osoby są wiarygodne i właściwie przygotowane do wykonywania obowiązków informacyjnych. To pierwszy poziom ochrony Rady w ramach prowadzonej polityki personalnej. Rada powinna też zainteresować się, kto w spółce jest zatrudniony w roli specjalisty IR, jak osoba od IR jest umiejscowiona w strukturze emitenta. Dlaczego? Bo to osoba kluczowa, pierwsza linia frontu zbierania i selekcji informacji, następnie ich dystrybuowania i decydowania, czy należy wykonać obowiązek informacyjny, czy jednak nie. Udana współpraca z taką osobą jest dla Rady Nadzorczej kluczową kwestią.

Czy RN powinna sformułować procedury, dokument wewnętrzny, który w jakiś sposób daje poczucie bezpieczeństwa organowi nadzorczemu i przekonanie, że spółka właściwie wykonuje obowiązki informacyjne?

Zdaniem prelegenta, taki dokument jest pomocny a jego przyjęcie to dobry wybór.

Koziorowski –  tak, jest pomocny i nie szkodzi, a jego przyjęcie jest właściwe. Może to być np. ISR, regularmin wykonywania obowiązków informacyjnych etc.

Dobrze, jeżeli spółka we właściwy sposób ułoży swoją komunikację, zasady przepływu informacji poufnej, sposób jej identyfikacji etc. – taki dokument ma temu służyć i pomagać. Najważniejsze jest jednak właściwe dobranie kadr.

Rada Nadzorcza na każdym swoim posiedzeniu powinna zastanowić się nad dwoma rzeczami – czy decyzje, które są podejmowane ,zdarzenia które są omawiane, czyli sprawy będące bieżącym porządkiem posiedzenia Rady wywołują implikacje w sferze obowiązków informacyjnych. Czy w konsekwencji danego posiedzenia Rady nie pojawi się obowiązek informacyjny w postaci sporządzenia i publikacji raportu bieżącego? Rada sama z siebie musi pilnować tych kwestii. Czasami zdarza się tak, iż prawnik, uczestniczący w posiedzeniu (w niektórych wzorcowych spółkach) przypomina przewodniczącemu Rady Nadzorczej po każdym punkcie porządku obrad, żeby zadał (albo sobie, albo zarządowi) pytanie, czy w związku z tym co było omawiane nie ma obowiązku publikacji raportu bieżącego – informacji poufnej. Rada musi zatem interesować się tym, co sama generuje i czym się dowiaduje. Kolejną z dobrych praktyk jest regularne odpytywanie Zarządu, czy od poprzedniego posiedzenia Rady zdarzyło się cokolwiek, co generowało obowiązki informacyjne, czy spółka należycie te obowiązki wykonywała, czy nie ma przypadkiem takich istotnych zdarzeń, które wpływałyby na obowiązki informacyjne?

Czy posiadanie procedur jest okolicznością łagodzącą, w przypadku pojawienia się ew. problemów?

Zdaniem mecenasa Koziorowskego – tak, jest to pewnego rodzaju wytrych, którego spółka powinna użyć broniąc się przed zarzutami, iż niewłaściwie wykonywała obowiązki informacyjne. Rada powinna stwierdzić – to nie mieściło się w naszym standardzie. Należy jednak pamiętać, że regulator może mieć inną ocenę. Poza tym pewnych zdarzeń mogło nie być zapisanych w standardzie, a obowiązek informacyjny ewidentnie mógł i tak zaistnieć. Nie można zatem całkowicie i skutecznie zasłonić się takim standardem. Rada będzie w dużo lepszej sytuacji, gdy wykaże KNF iż w ramach przyjętego standardu prowadziła regularny monitoring wykonywania obowiązków informacyjnych, dokument: standard sprawozdawczości był analizowany aktywnie na każdym posiedzeniu, a Zarząd wnikliwe odpytywany co do kwestii wykonywania obowiązków informacyjnych w związku z danym posiedzeniem. Istotna jest zatem egzekucja wewnętrznych standardów, a nie sama ich treść.

Członek Rady Nadzorczej który widzi, że w spółce lekceważone są obowiązki informacyjne, może: doprowadzić do naprawy sytuacji (w wariancie drastycznym – doprowadzić do wymiany Zarządu w tym zakresie), albo po prostu podać się do dymisji. Nie widzę innego racjonalnego rozwiązania. Jeżeli występuje konflikt między Zarządem a Radą (Rada zarzuca Zarządowi niewłaściwe wykonywanie obowiązków), to albo jeden, albo drugi organ powinien podać się do dymisji. Wszystkie inne metody to półśrodki i strusia polityka. – mecenas Leszek Koziorowski (kancelaria GESSEL).

Kolejna sesje poświęcone były odpowiedzialności Rady w ramach raportowania transakcji managerów (to bardzo obszerny temat, który z przyczyn oczywistych ciężko streścić w trakcie kilkunastominutowego panelu), wynagrodzeń członków Rady spółek należących do głównych giełdowych indeksów w roku 2017 oraz identyfikacji finansowej i niefinansowej informacji poufnej.

Oby więcej tak napakowanych wiedzą konferencji – gratulacje dla prelegentów i organizatorów!

Grzegorz Surma

Print This Post Print This Post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

eight − five =