IR-owcu, potrafisz zarządzać projektem? Raport okresowy jest jednym z nich!

IR to praca zespołowa – brzmi to jak truizm dla osób z branży. Również w przypadku sprawozdawczości okresowej, której właściwe prowadzenie jest jednym z najważniejszych zadań w rocznym kalendarzu Managera IR. Coraz mniej czasu zostało do publikacji wyników półrocznych, wracamy zatem do tematu, przyglądając się kwestii tworzenia obiegu informacyjnego. Właściwe wdrożenie tego zagadnienia to już połowa sukcesu w procesie przygotowywania udanego raportu okresowego.

IR-owiec pełni często funkcję „głównodowodzącego” raportu okresowego. Nawet, jeżeli nie zajmuje managerskiego stanowiska w strukturze spółki, de facto jest wówczas managerem, liderem projektu „raport okresowy” oraz zarządza innymi osobami. Żaden raport okresowy nie jest przecież autorskim dziełem jednej osoby, lecz wspólnym wysiłkiem kilkunastu bądź kilkudziesięciu pracowników. Manager IR musi być zatem sprawnym kierownikiem projektem „raport okresowy”. Jak to zrobić?

Spółka czy Grupa Kapitałowa?

Prowadzenie praktycznych działań IR w spółce jest sporo łatwiejsze niż w przypadku grupy kapitałowej. Co do kwestii podobieństw – zarówno w jednym, jak i drugim przypadku nie jesteśmy wolnym, osobnym elektronem. Przykładowa sytuacja: dane finansowe pochodzą z działu księgowości/finansów (tam też odbywa się proces ich konsolidacji, a gotowe arkusze trafiają w formie wydruków lub excelowskich tabelek na biurko specjalisty IR).

Dział prawny dostarcza informacji odnośnie postępowań, procesów, odwołań i pozostałych wymaganych do raportu zdarzeń. Umowy i kontrakty agreguje na podstawie dotychczas zebranych informacji (np. z działu umów, handlowego etc.). Mało jest spółek, które nie posiadałyby chociażby zalążka podobnego systemu, który tutaj opisuję. System ów funkcjonuje raz lepiej, raz gorzej, ale to dobry prognostyk do wdrożenia czegoś więcej niż program minimum.

W przypadku grupy kapitałowej sytuacja się lekko komplikuje – szczególnie w przypadku, gdy IR-owiec w spółce – matce pracuje sam, jest zdany na własne siły i nie ma zastępcy. Co zatem powinniśmy zrobić, by prezesi, dyrektorzy oraz pozostali managerowie działów w spółkach zależnych wypełniali to, co im zlecimy – mimo braku bezpośredniej podległości służbowej?

Jedziemy na spotkanie

Zacznij od spotkania – jest wskazane nawet w przypadku, gdy nie jesteś w sytuacji absolwenta a posiadasz już kilkuletnie doświadczenie branżowe w danej spółce. Bardzo możliwe, że wiele osób z pozostałych spółek zależnych znasz jedynie z kontaktu mailowego lub telefonicznego.

Po uzyskaniu zgody prezesa lub bezpośredniego przełożonego zaproś wszystkich do siedziby spółki – matki (albo w takie miejsce, w które najłatwiej będzie wszystkim dojechać, jeżeli wasze spółki zależne są rozmieszczone na terenie całego kraju). W przypadku spółek grupy kapitałowej, której większa część znajduje się poza granicami naszego kraju dobrym rozwiązaniem będzie telekonferencja.

To Ty będziesz gospodarzem spotkania, więc przygotuj wszystko w pełni profesjonalnie. Przekaż przybyłym gościom, iż np. zmieniacie strategię w kwestii obiegu informacji i ty koordynujesz tym projektem. Zwróć uwagę na fakt, iż pełny sukces zależy od poparcia każdej ze stron. Dobrze by było, by prezes Twej spółki swym autorytetem potwierdził to, co mówisz oraz przekazał Ci „wolną rękę” odnośnie tego projektu.

Po prośbie, po groźbie..

Oprócz marchewki, zwróć uwagę również na aspekt „kija” : ) Tak, to również jest konieczne. Zwróć uwagę, że brak współpracy i opóźnienia w raportowaniu są bezpośrednio powiązane z konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla spółki – matki /oraz jej członków zarządu i rady nadzorczej/. Przedstaw obrazowo całą sytuację, na czym polega praktyczny IR oraz obowiązki informacyjne.

Zapewniam Cię, że wiele osób nie ma o tym bladego pojęcia, nawet pełniąc funkcję zarządczą w dużej spółce zależnej. Jeżeli pozwolisz im ZROZUMIEĆ, co robisz, jakie są skutki i konsekwencje pewnych działań lub ich zaniechania, przekonają się sami, dlaczego IR tak upomina się o przekazywanie ważnych informacji ze spółek zależnych niezwłocznie po ich nastąpieniu, każdej transakcji forward, umowy kontrahenckiej, kredytowej etc.

Tym sposobem ułatwisz sobie (i im!) pracę. Spotkanie jest nieodzowne. Wszystko skrupulatnie zapisuj, dyskutuj, zrób burzę mózgów, odpowiadaj na każde pytanie oraz wątpliwość. To zaprocentuje, zapewniam. Spotkanie powtarzaj przynajmniej raz na dwa lata. Ludzie przychodzą i odchodzą z pracy. Nigdy nie masz pewności, czy następca w danej spółce posiada chociażby śladową wiedzę nt. okresowej sprawozdawczości i obligatoryjnych obowiązków informacyjnych, które spoczywają na spółce zależnej. Dlatego warto tę wiedzę regularnie im aktualizować.

Mailing po spotkaniu – obowiązkowo!

Mail powinien trafić do wszystkich Twoich gości, którzy przybyli na spotkanie. Pamiętaj, by wiadomość trafiła na ich imienne, firmowe skrzynki mailowe (jeżeli możesz, staraj się unikać wysyłania maili na biuro@, firma@ z informacją, do kogo ma ta wiadomość trafić. Często może być tak, że komunikat wysłany na ogólny adres mailowy gdzieś zaginie. Jeżeli zatem możesz – pisz spersonalizowane maile).

W mailu przygotuj krótkie podsumowanie (resume) spotkania, które odbyłeś. Podsumuj wnioski, ustalenia do których wspólnie doszliście.

Co dalej?

Zadzwoń do osób, które zostały wyznaczone w spółkach zależnych za dostarczenie danych, których potrzebujesz do raportu okresowych. Może oczywiście zajść sytuacja, gdy bezpośrednio odpowiedzialną osobą w danej spółce jest prezes (któremu wszystko obszernie przestawiłeś na spotkaniu, o którym pisałem powyżej), jednakże w większości przypadków będzie to zapewne wyznaczony przez prezesa pracownik. przez tego prezesa wyznaczony właściwy pracownik. Niezwłocznie się z nim skontaktuj. Mailowo oraz telefonicznie. Potwierdź, czy wszystko rozumie. Zwróć uwagę na terminowość. Zaznacz, iż jeżeli powiesz lub napiszesz – do x maja, kwietnia, czy listopada, to nie ma możliwości przekraczania go. To deadline bez możliwości przedłużania – inna opcja nie wchodzi w grę. Zaznacz, dlaczego jest to takie ważne (np. raport z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym musi sprawdzić audytor wewnętrzny, półroczny i roczny trzeba odpowiednio wcześniej dostarczyć biegłemu rewidentowi itd.).

Wdrażaj!

Początki zapewne będą trudne. Ludzie w większości nie lubią nowości, nowych obowiązków na głowie i diametralnych zmian tego, co ich zdaniem do tej pory funkcjonowało całkiem nieźle. Sam jednak wiesz, że „nieźle” to pojęcie względne i nie ma nic wspólnego z nowoczesnym i terminowym obiegiem informacji w rozbudowanej strukturze grupy kapitałowej. Wszystkie wspólnie wypracowane ustalenia, gdy sprawdzisz je w boju na „sprawozdawczym froncie”, w naturalny sposób zamienią się w procedury regulujące zasady komunikacji między spółką – matką a spółkami zależnymi. Powodzenia!

Fot. Shutterstock.com

Grzegorz Surma

Print This Post Print This Post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

twenty − 12 =